بخش هجدهم
پیشنهاد نویسی
writing proposal
يك شكل از گزارش است كه در تجارت ،صنعت مسائل دولتى و علمى بسيار با اهميت است مانند ساير راپورها يك پروپوزل ميتواند كوتاه باشد (كمتر از ده صفحه) يا طولانى باشد تا 50 صفحه يا بيشتر از آن بعضى پروپوزل ها حتى چند جلدى ميباشد. پروپوزلى را مثال آورده ميتوانيم كه داراى دوازده جلد تشريحات و گرافها بوده و 25 پوند وزن داشته ،البته چنين پروپوزل ها براى چنين پروژه هاى طرح ميگردد كه صدها مليون دالر درآن بكار رفته باشد.
پیشنهاد های تخصصی که جزئیات که شامل آغاز و اجرای پروژه،ارزیابی و پیگیری آن بصورت واضح مطرح شده باشد و با مصرف کمتر به هدف بزرگتر برسد ،بیشتر مورد پذیرش قرار می گیرد.
هدف پيشنهادات purpose of proposals:
يك تجارت ، یک دانشگاه ،يك گروپ مشخصى و حتى يك فرد كه در جستجوى قرارداد تمويلى از جانب يك فابريكه با يك موْسسه حتى از موْسسه خود باشد و يا شايد منابع تمويلى را در دولت بايك سازمان خيريه در نظرداشته باشدميتواند پروپوزل طرح نمايد .اكثراً اشخاص انفرادى يا فابريكه ها كه يك ساحه خاص مهارت دارند از آنها درخواست ميگردد كه يك پروپوزل را براى حل يك مشکل ارائه دهند به عباره ديگر نويسندگان پروپوزل شايد بصورت غير مستقيم فرصتى را براى حل يك مشکل يا تحقيق در مورد يك موضوع بيابند و در آن مورد يك پيشنهاد ارائه دهند .
هدف يك پروپوزل ازيك جهت مشابه يك يادداشت مجوزاست راپورهاى سفارشى براى حل يك مشکل و اصلاح يك روند يافتن يك جواب براى سوال يا شرح در مورد موضوع مورد علاقه ميباشد براى اين هم يك اختلاف مهم اين راپورهاى سفارشى وپروپوزل ها اهميت كه پروپوزل به مطالعه كننده ايكه خارج ازسازمان نويسنده قرار دارد ارسال ميگردد وبعد از ارش كگذارى آن به ارتباط منفعت خدمات ، توليدات و موضوعات پيشنهاد شده سفارش ميدهد و ارزش پروژه را برمبناى بودجه پيشنهاد شده ارزيابى ميكند .
مثال هاى درخواست هاى علنى تبليغاتى كه براى پروپوزل ها ميتواند موضوع Topic را احتواء نمايند.
Example of Publicity announced requests
اعانه هاى تجارتى براى حل مشکل فقر در شهرها وقصبات :
Business Contribution on Solving Orban Poverty :
پلان ها براى فقرروستاها ومنابع مورد ضرورت :
Plans for Sdving rural Poverty and needed Resources :
پاليسى عمومى ودولتى Govermance and Public Policy:
حقوق بشر و عدالت اجتماعى Human rights and social Justice :
تعليمات و فرهنگ Education and culture :
امور بين المللى International Affairs :
هدف يك proposal از يك صحبت مشابه به ياداشت مجوز است .
راپور هاى شفارشى براى حل يك مشکل ،اصلاح يك پروسيجر يافتن جواب يك سوال يا رهبرى (Conduct) يك ريسرج در يك موضوع كه مورد علاقه دوطرف ميباشد .
باوجوداينكه اختلاف مهم عبارت ازاينست كه(prop)اكثراًبه مطالعه كننده ويايك كميته تجديدنظر(A Review Committee) خارج از سازمان نويسنده ارسال ميگردد بعداً متخصصين يا Expert بيرونى آنرا ارزش گزارى نموده وبه ارتباط مفید بودن خدمات توليدات وموضوعات پيشنهاد شده سفارش ميدهند ضمناً ارزش پروژه را برمبناى بوديجه پيشنهاد شده ارزيابى ميكند.
2- قسمت هاى يك پروپوزل Parts of a Proposal :
قسمت هاى يك پروپوزل در ذيل لست گرديده . اين قسمت ها ميتواند در اكثر پروپوزل هاى تجارتى براى فروش خدمات، مهارت، تجهيزات ويا ايجاد سهولت هاى وسيع مورد استفاده قرارگيرد ويا ممكن است براى مطلقات فابريكهْ خود تان ، براى يك كمپنى بيرونى مناسب باشد . البته تنها پروپوزل هاى طويل وجامع به تمام ويا اكثريت اين قسمت ها نيازمند است وپروژه هاى كوچك شايد يك قسمت آنها را مورد استفاده قرار دهند. معلوماتى با امتياز پنج مليون يا قرار داد هاى فروش يقيناً طويل تر وعميق ترنسبت به يك پروژه ايكه در آن $ 200 منظور ميكگردد با اينهم به دقت قسمت هاى را كه براى فهرست پروپوزل خاص شما قابل قبول است در نظر گيرد.
الف – صفحه عنوان ( Title Page) :
اكثر سازمان ها معلومات را مشخصاً در صفحه عنوان تصريح مى نمايند. بعضى ها فارم هاى خاصى تهيه مى نمايند كه معلومات وارقام ادارى ومالى را خلاصه مى سازد صفحهْ عنوان حداقل بايد عنوان ،نام شخص يا كمپنى ايكه پروپوزل به او تفويض (ارائه) ميگردد وشخصى كه پورپوزل را تسليم ميدهد وتاريخ را احتواء مى نمايد.
خلاصهْ كارهاى انجام شده یا Excutive summary :
حتى پروپوزل هاى بسيار مختصر داراى يك خلاصه ميباشند زيرا شما با ديگران براى دريافت فرصتى در رقابت قرار ميگيريد بعضى اشخاص ارزيابى كننده در ابتداء صرف خلاصه را براى دريافت يك نظرسريح اجمالى جستجو ومطالعه ميكند در حقيقت خلاصه بايد در مورد پورپوزل مكمل بحث نمايد وبتواند به تنهائى تبارز نمايد .
وبايد بصورت خلاصه توضيح نمايد كه چگونه با ( مشکلات ) برخورد صورت خواهد گرفت وچه طرزالعملى تعقيب خواهد شد ارقام بوديجوى يا Budget Figure اكثراًدر خلاصه حذف ميگردد. در غير آن خلاصه پروپوزل وتوضيحات وسيع را ايجاب مينمايد. يعنى مطالعه كنندگان پروپوزل احساس مينمايند كه خلاصه يك قسمت بسيار عمده يك پروپوزل است وبه آن وقت وانرژى بيشتررا وقف مينمايد.
تابلوى مندرجات Table of Contents :
پروپوزل هاى مختصر معمولاً نياز به تابلوى مندرجات ندارند اما پورپوزل هاى طويل، هم چنان لست تابلوها اشكال وتشريحات را دارند ايجاب مينمايند كه تابلوى مندرجات داشته باشند.
معرفى Introduction :
هدف - Purpose : يك فرضيهْ محافظه كار انه اين است كه فرض كنيد خواننده شما يكآگاهى عمومى ، علميت عمومى در مورد هدف شما دارد واينكه او پروپوزل را براى ديگران جهت ارزيابى جدى تر rigoroas evaluation ، شايستگى هاى تخنيكى Technical Competence آن بفرستد.
Problem : در يك پروپوزل تجارتى واضحاً نشان دهيد كه مشکل ويا مشکل هارا بخوبى در ك نموده ايدآيا خواننده ضرورت به يك طرح پيچيده وكار ساختمان يا جابجا كردن تجهيزات وسيع دارد.
درصورتيكه ايجاب نمايد مشكلاتى را كه ممكن است به آن مواجه شويد اشاره نمائيد. در نظر داشته باشيد پيشنهاد شما براى غالبآمدن به آنها چه خواهد بود هرگاه پروپوزل شما يك ريسرج تحقيقاتى باشدآيا اين يك مشکل اجتماعى دريك ساحه محلى است ويا در يك ساحهْ عمومى .
Scope وسعت : هرگاه پروپوزل شما براى خدمات يا تجهيزاتى است كه به فروش مى رسانيد بايد بدانيد كه آنها درچه ساحهْ ، براى چند خريدار مشترى احتمالى خدمت نموده ميتوانيد حدود پروژهْ تانرا معين نمائيد هرگاه يك ريسرج تحقيقاتى را پيشنهاد مينمائيدآيا يك ساحه يك اجتماع چه تايك كمپنى يك ديپارتمنت يا يك مشکل جداگانه را تحقيق نمائيد.
چه حدودى را براى رسيدن به مرام هاى تان تعين مينمائيد.
سوابق Background: هرگاه پروپوزل شما كوتاه است ميتوانيد سابق را حذف نمائيد در يك پروپوزل طويل معلومات ذيل معمولاً شام ميباشد :
E كارهاى انجام شده قبلى در پروژه هاى مشابه يا پروژه هاى مربوط.
E ادبيات تجديد نظرشده در موضوع، مخصوصاً ارزيابى شما در آنها .
E جملات شما نشان ميدهند كه proposal شما چگونه برمبناى پروژه ها وريسرج هاى قبلاً تكميل كگرديده استوار است.
پروسيجر Procedures: (طرزالعمل)
واضح است كه بخش پروسيجر قسمت اساسى (قلب) شما را تشكيل ميدهد ونشان ميدهد كه چگونه ميتوانيد با نيازمندى هاى خواننده مواجه شويد. قواعد خاصى در مورد اينكه در اين بخش چه چيزى ميتواند شامل باشد موجود نيست وبراى هر پروپوزل محتويات متفاوت استعمال ميگردد .
يكتعداد پيشنهادات در اينجا ميتواند كمك كننده باشد .
E مشخص بسازيد كه چگونه ميتود هاى شما ميتوانندبا اهداف ومقاصدى راكه قبلاً طرح كرده ايدمواجه شوند .
E درتقسيم اوقات تان دقيق باشيد شايد بتوانيد پروژه را به بخش هاى جداگانه تقسيم كنيد.
E ارزيابى واضح از كيفيت كار ، فعاليت توليدى وتوليدات شان نمائيد.
E در مورد حدود مطمئن باشيد كه چه را بايد انجام دهيد وچه را انجام ندهيد.
E خود را مطمئن بسازيد كه ميتود هاى حل مشکل با مرام ها و اهداف پروژه تان ارتباط ميگردد .
تجهيزات وتسهيلات Equipment and Facilities :
عميقاً فكرك نيد كه چه تسهيلاتى ممكن است ضرورت باشد . هرگاه پروپوزل شما براى پيشنهاد مزايده كمپنى شما در يك فعاليت ساختمانى وسيع است . احتمالاً ديپارتمنت هاى متعدد در قسمت ارائه ارقام وفيگور هاى مورد ضرورت با شما همكارى خواهند نمود .براى يك پروژه تحقيقاتى ، تعين نمائيد كه كدام تسهيلات وتجهيزات رابراى استفاده موجود داريد. وخود را متيقن سازيد كه متباقى را ميتوانيد بدستآوريد البته اين موضوع مربوط به شكل پروژهْ تان ميشود مثلاً شما ممكن است از يك ماشين كوچك الكترونيكى تايك طياره كوچك ضرورت داشته باشيد .
PERSONAL : اين عنوان از دوقسمت متشكل است :
1- تنظيم كارمندان وساحهْ كارشان .
2- تخصص آنها كه معمولاً بالاى يك بيوگرافى مكمل متكى است .
مخصوصاً ، معلومات در مورد دايركتر پروژه واستعانت هاى او وسهيم كگيرندكگان پروژه مهم است آنها اند كه پروژه را رهبرى نموده وبا آنها اند كه خواننده يا تماس كگيرنده يك ارتباط را در صورتيكه پروژه قبول شود ايجاد خواهند نمود . هرگاه شما دايركتر پروژه باشيد تجارب وموفقيت هاى گذشته را در پروژه هاى مشابه تان پياده نمائيد تابودجه دهنده در مورد پروژه تان تصميم گرفته بتواند.
بودجه Budget : مسوْل يا Sponsor يا سازمانى كه به پروپوزل نياز مند است اكثراً مشخص مى سازند كه بودجه چگونه ارائه گردد. همه گيرندگان پروگرام مصارف را طورى كه است نشان نمى دهند كوشش كنيد كه بودجه عادلانه را طرح نمائيد.
Appendixes : (ضمايم) بعضى گيرندگان پروپوزل خواندن ضمايم را در صورتيكه آنرا مطالعه نمايند به آخر موكولول ميكنند هرگاه احساس مى كنيد كه ضمايم باعث رد پروپوزل شما ميشود از آن صرف نظرنمایيد.
يك پروپوزل كوتاه A Short Proposal :
پروپوزل ذيل يك پروپوزل كوتاه است كه يك فابريكه در مورد عرضهْ فروشات خود بيك خريداراداده است.
اين پروپوزل را يك پروپوزل كامل تصور ننمائيد با اينهم اين پروپوزل يك مثال تيپيك براى فروش توليدات يك دستگاه است) قبل از ارسال پروپوزل نويسيندهْ آن از محل تجارتى كمپنى ديدن نموده در مورد فعاليت توليدى آن تحقيق مى نمايد وضروريات آنرا مورد بحث قرار ميدهد. بصورت واقعى وموْثر مداركى ارائه مى نمايد كه به اساس آن اثبات ميكند كه سيستم Filling فروشنده مشکل فابريكه خريدارى راحل مىنمايد. وشش مزيت مشخص را در آن ارائه ميدهد اين پروپوزل محتواى نكات ذيل است:
قسمت مقدمه :
E فكتور هاى سودمند سيستم فايلنگ Space Finder.
E مزاياى اين سيستم .
E سيستم فعلى.
E سيستم پيشنهادشده .
ادامه دارد...
